La comunicación interna ha evolucionado hacia muchísimo más que dar anuncios o enviar memos. En este mundo empresarial BANI (frágil, ansioso, no lineal e incomprensible), gestionar estratégicamente la comunicación es vital para alcanzar los objetivos de negocio y garantizar un crecimiento sostenible.
En marzo del 2023, iniciamos un ambicioso proyecto de comunicación interna para una empresa global, que cuenta con una fábrica en Costa Rica, y que tenía una necesidad puntual: mejorar el conocimiento, la interiorización y la vivencia diaria de los valores de la empresa para impactar en los procesos productivos.
Con base en datos concretos, Talento Humano se dio a la tarea de conceptualizar un programa que permitiera a la empresa impulsar el conocimiento y la vivencia de los valores y, a los colaboradores, ser reconocidos por sus propios compañeros cuando se destaquen por vivirlos con excelencia y superando las expectativas.
Con el programa listo y aprobado para su implementación, Talento Humano se encontró con un dilema: ¿Cómo comunicamos todo lo relacionado con el programa, de una forma consistente y periódica para lograr que los colaboradores participen activamente conociendo y viviendo los valores, reconociendo a sus compañeros y siendo reconocidos por ellos?
Aquí entramos en acción y pusimos en marcha nuestro proceso de trabajo:
El Plan Estratégico de Comunicación Interna para este proyecto quedó conformado por: los objetivos SMART, la estrategia a utilizar, los ejes tácticos divididos en tres fases, las acciones específicas para cada fase, los KPIs y los cronogramas mensuales.
Además, creamos el storytelling de programa con la estructura del Viaje del Héroe y una narrativa circular, para sacar el mayor provecho a la plataforma de mensajes claves creada para el proyecto.
Definimos la línea gráfica y la plataforma de materiales, tanto físicos como digitales y audiovisuales y conceptualizamos activaciones.
Por supuesto que, todo esto, usando llamadas a la acción bien claras, específicas y personales.
A la fecha, los resultados indican: más de 413 reconocimientos entregados, lo que demuestra la vivencia de los valores según los parámetros establecidos en el programa; más de 137 colaboradores reconocidos por sus aportes innovadores, creativos y prácticos, que impactan y mejoran procesos y formas de hacer las cosas; y, cinco premios reclamados.
Algunos aprendizajes:
Comunicación Interna: más que Informar… transformar.
Este caso demuestra que la comunicación interna es una herramienta poderosa para la transformación organizacional. Al introducir un programa de reconocimientos, la empresa no solo promovió un cambio en el comportamiento de sus colaboradores, sino que también reforzó su cultura y valores.
Impacto Directo en el rendimiento organizacional.
Productividad: una comunicación interna clara y efectiva reduce malentendidos, lo que se traduce en tareas realizadas de manera más eficiente. Las empresas con una comunicación interna efectiva pueden aumentar su productividad en hasta un 25%.
Retención de talento: una comunicación que fomente el reconocimiento y pertenencia disminuye las tasas de rotación. Esto no solo representa ahorros en costos de reclutamiento y formación, sino que también retiene el capital intelectual.
Innovación: al fomentar un ambiente de comunicación abierta, se incentiva a los colaboradores a compartir ideas innovadoras que pueden conducir a nuevos productos, servicios o procesos.
Abordando desafíos organizacionales.
La comunicación interna estratégica puede identificar y abordar desafíos en tiempo real. Por ejemplo:
• Cultura organizacional: usando la comunicación, se pueden reforzar los valores y la misión de la empresa, como lo demostró el caso descrito.
• Conflictos internos: una comunicación efectiva puede actuar como mediadora en conflictos, promoviendo un ambiente colaborativo.
• Cambios y transformaciones: ante fusiones, adquisiciones o cambios estructurales, una comunicación clara y transparente es esencial para guiar a los colaboradores a través del proceso.
• Medición y Ajuste: La Importancia de los KPIs.
La utilización de objetivos SMART e indicadores o KPIs (para medir el impacto de la comunicación interna), es esencial para que las empresas, con este enfoque, puedan ajustar constantemente su estrategia de comunicación interna según las necesidades y los resultados.
Consideraciones para una Comunicación Interna Estratégica.
Escucha activa: entender las necesidades y preocupaciones de los colaboradores es el primer paso para una comunicación interna efectiva.
Canal adecuado: no todas las comunicaciones son adecuadas para todos los canales. Es esencial elegir el medio correcto para el mensaje.
Formación continua: la formación en habilidades de comunicación para líderes y gestores es esencial para garantizar que los mensajes sean transmitidos y recibidos correctamente.
El caso descrito ilustra el poder transformador de una comunicación interna gestionada estratégicamente. Las organizaciones que deseen prosperar en el mercado actual deben considerar la comunicación interna no solo como un medio, sino como una herramienta estratégica esencial para el éxito. Es la clave para crear una cultura fuerte, abordar desafíos y garantizar un rendimiento organizacional óptimo.
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